Comment faciliter la gestion de son courrier ?

Publié le : 01 avril 20224 mins de lecture

Les organisations doivent gérer quotidiennement du courrier provenant de différentes adresses. La plupart du courrier entrant d’une organisation se compose de courriels, de télécopies, de lettres et de colis. Le traitement manuel du courrier augmente les coûts opérationnels et affecte la productivité. Cela est particulièrement vrai si une partie de l’équipe est mobile ou travaille à domicile. Il existe des plateformes de dématérialisation qui permettent de mettre fin à la distribution personnelle et au courrier jeté.

Quels sont les enjeux autour de la gestion du courrier ?

Le processus standard est utilisé pour traiter les différents types de colis. Tout d’abord, le traitement du courrier et des colis comporte trois parties. Il s’agit de la phase du traitement du courrier, celle du processus de communication inter-services et  de la de gestion des ressources humaines. Initialement, le courrier est traité par des spécialistes et des commis. Lorsque le courrier arrive au bureau, il est reçu, enregistré et trié. Enfin, le colis remis au bureau de poste sera envoyé au destinataire dans les bons délais. Les entreprises traitant de gros volumes de courrier peuvent utiliser des machines pour faciliter la tache du tri. En optimisant un certain nombre d’étapes, le temps des responsables peut être libéré.

Afin de profiter de ce service de courrier, l’entrepreneur a plusieurs options : recourir à la domiciliation postale avec SeDomicilier ou décider d’ouvrir une boîte postale. En effet, la boîte postale est un casier à lettres mis en place dans un bureau de poste pouvant ainsi à recevoir du courrier.

Pourquoi externaliser le traitement du courrier ?

Le traitement du courrier exige une logistique soigneusement organisée afin de garantir que les informations, les exigences et les délais importants ne soient pas perdus. Une mauvaise gestion du courrier peut entraîner un gaspillage de courrier, un oubli de courrier, des erreurs de classement et d’autres coûts liés à l’exécution de mauvaises activités. Au fur et à mesure que le volume de documents augmente, cette tâche peut rapidement devenir fastidieuse. Une bonne gestion est essentielle pour éviter les retards. Le personnel chargé de la gestion du courrier sortant et entrant peut traiter des volumes plus ou moins importants, en fonction de ses tâches. Les documents doivent être triés, traités et stockés quotidiennement selon des procédures clairement définies.

Quelles sont les innovations en matière de gestion de courrier ?

Si votre entreprise dispose de son propre service logistique, vous êtes probablement familier avec les techniques de tri léger. Cette technique est souvent utilisée dans les entrepôts de préparation de commandes. Les innovations dans la technologie de préparation des commandes peuvent également être utilisées dans le traitement des commandes pour réduire les erreurs et augmenter la productivité des préparateurs. La technologie est liée à un numéro de commande, des voyants lumineux indiquant où les marchandises doivent aller.

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