Un de vos clients n’a pas réglé la facture dans le délai qui lui était imparti et vous ne savez pas comment faire aboutir votre demande ? C’est vrai que ce n’est pas toujours facile à suivre… Pourquoi ne pas écrire une lettre en recommandé ? Ceci est considéré comme le moyen le plus efficace pour amener vos clients à rembourser leur dette. Ce recours amiable peut même vous permettre d’éviter des poursuites judiciaires.
Pourquoi envoyer une lettre de relance à une facture impayée
Il est à noter que cette lettre n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée. En effet, ce courrier présente de nombreux avantages.
Si le client paie à la réception, vous gagnerez un temps précieux. Vous économisez de l’argent. Avec cette approche, vous ne payez que l’envoi. Vous entretenez des relations commerciales. Sous sa forme concise et factuelle, cette lettre rappelle poliment à vos clients leurs obligations de paiement sans les « agresser » ni les menacer. Vous créez des preuves dans le cadre de procédures judiciaires. Si votre client débiteur ignore vos différentes relances ou refuse de vous payer, vous pouvez engager une procédure judiciaire de recouvrement. Et chaque preuve que vous avez pris des mesures amicales pour être payé jouera en votre faveur.
Comment rédiger une bonne lettre de motivation ?
Une lettre de relance, vous permet d’ouvrir un dialogue avec votre client payeur en devises et d’accompagner le dialogue sur le conflit. Mais comment demander à un client de régler ses impayés ? Il n’y a rien de plus simple ! Au début, utilisez simplement un ton poli pour l’informer de sa dette. Soyez prudent et modéré dans vos propos pour ne pas l’offenser. Cela ne vous empêche pas de maintenir l’entreprise pour entretenir vos relations commerciales. Restez simple, court et convivial (n’oubliez pas les formules de politesse habituelles).
Conseils pour rédiger vos e-mails de rappel de facture
Même si la situation vous dérange, un courriel ou une lettre de suivi poli est de mise. Restez poli dans tous les cas, car avant tout, vous devez entretenir une bonne relation avec vos clients. N’oubliez pas qu’il n’y a peut-être pas de mauvais moment ! Cependant, si la politesse tient toujours, soyez prudent, assurez-vous autant que possible dans votre lettre que le contenu de votre e-mail est pris au sérieux. Soyez bref et droit au but. Par exemple, si vous souhaitez envoyer d’autres informations qui ne sont pas couvertes par une facture impayée, envoyez un autre e-mail. On vous recommande de joindre la facture correspondante en pièce jointe. En effet, cela permettra à vos clients d’accéder plus facilement et plus rapidement aux documents. Et bien sûr, indiquez clairement dans l’objet du mail qu’il s’agit d’un rappel d’une facture impayée.